Mettre en place une conduite du changement dans le cadre d’une gestion de projet

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La conduite du changement est une démarche cruciale dans le cadre de projets complexes, comme ceux qui concernent la mise en place de logiciels comme des CRM / ERP / …,  des projets de transformation digitale…

Le but est de convaincre les personnes d’accepter la nouvelle situation (sans forcément y adhérer ou être promoteur, du moins dans un premier temps).

L’objectif est d’assurer une transition la plus en douceur possible d’un état actuel à un état futur.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

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La conduite du changement vise à faciliter la transition d’un état actuel à un état futur, via des méthodes éprouvées pour minimiser les résistances au changement.

La définition de la résistance au changement est la suivante “La résistance au changement est une réaction naturelle face à toute forme de modification ou d’innovation introduite dans un environnement familier. Elle peut se manifester de diverses manières, notamment par un désengagement, un manque de confiance dans la solution mise en place, un sentiment de ne pas avoir été impliqué dans le processus de décision, un manque de motivation… Pour surmonter la résistance au changement, il est recommandé d’impliquer les collaborateurs dans la préparation du changement, de solliciter des retours d’information, d’expliquer clairement les raisons et les bénéfices du changement, de prévoir des formations spécialisées et de créer de nouvelles zones de confort pour chacun.”

Il ne faut pas croire que la résistance au changement ne concerne que les autres.

Tous les êtres humains aiment la stabilité et détestent les changements.

Tout changement, qu’il soit petit ou grand, va forcément entraîner des peurs et des résistances.

C’est pourquoi il est crucial d’accompagner les collaborateurs, de les rassurer et de mettre en avant les avantages du changement.

L’idéal est bien entendu d’obtenir l’adhésion d’un maximum de personnes (avec les côtés positifs du changement), mais tous ne seront pas moteurs.

Pour comprendre le mécanisme de la résistance au changement, on peut utiliser la courbe du changement.

C’est un graphique qui illustre les différentes phases émotionnelles que les individus peuvent traverser lors d’un changement (quel que soit la nature, de la gestion de projet à la vie personnelle).

Elle s’inspire de la courbe du deuil et comprend des étapes telles que

  • le déni,
  • la colère,
  • la tristesse,
  • l’acceptation
  • la sérénité / appropriation

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La résistance est l’un des plus grands défis de la conduite du changement. Il est donc crucial d’identifier les sources de résistance et de mettre en place des stratégies pour les surmonter.

Dans le cadre de la gestion de projet, lutter contre la résistance au changement passe par un plan de communication pour accompagner, expliquer, démontrer…

Voici les principales méthodes pour réduire la résistance au changement dans un projet :

  • Impliquez les parties prenantes (utilisateurs de la solution déployée, personnes dont le travail va devoir changer…) dès le début du projet.
    • Leur participation active peut réduire la résistance car ils se sentent impliqués et ont un sentiment de propriété sur le changement.
    • Par exemple, vous pouvez les inviter aux comités de sélection de la nouvelle solution, faire un atelier de recensement des besoins…
  • Expliquez pourquoi le changement est nécessaire, comment il sera mis en œuvre et quels en sont les avantages (tout en étant transparent sur les inconvénients).
    • Une communication ouverte sans langue de bois peut dissiper les peurs et les malentendus.
    • Cela peut se faire via des réunions participatives, des petits déjeuners, des lettres d’informations régulières…
  • Organisez des formations pour aider les collaborateurs à acquérir les compétences nécessaires pour s’adapter au changement.
    • Par exemple vous pouvez organiser des formations physiques, une formation en ligne, une personne de permanence au début du projet…
    • ce qui est intéressant, c’est d’avoir une personne qui sera le référent pour le projet dans chaque service afin d’avoir une meilleure proximité.
  • Encouragez les collaborateurs à partager leurs préoccupations et leurs feedbacks afin d’y répondre.
    • C’est tout à fait légitime d’avoir des interrogations, et il faut permettre aux personnes de le exprimer.
    • Cela peut aider à identifier les points de résistance et à y remédier.
  • Rassurez par des mesures pour anticiper ou réduire les problèmes.
    • Par exemple réalisez des procédures qui rendent le changement moins intimidant pour les collaborateurs.
  • Valorisez et récompensez ceux qui adoptent et soutiennent le changement. 
    • Cela peut être via un témoignage dans une newsletter interne.
  • Obtenez le soutien de la direction et des managers
    • Avoir des managers qui soutiennent et incarnent le changement va montrer que le projet est vraiment essentiel dans l’entreprise.
  • Assurez-vous que les ressources seront disponibles lors de la mise en place.
    • Il n’y a rien de pire que de laisser les personne se débrouiller seules lors du lancement du projet…

Plus vous aurez des réponses, et plus vous formaliserez cela, moins les personnes impliquées dans le projet pourront avoir de la mauvaise foi et tenter de freiner le projet.

D’où l’importance d’avoir des écrits, de communiquer, d’envoyer des éléments, d’avoir un planning clair.

Il n’y a rien de pire qu’un projet qui est lancé, puis qui fonctionne ne vase clôt sans donner de nouvelle, et qui du jour au lendemain est mis en place.

La surprise et la contrainte sur les ennemis numéros un d’une bonne gestion de la résistance au changement.

Pour cela, il est nécessaire de faire des points d’informations réguliers.

Sachant que la résistance au changement peut intervenir à toutes les étapes de la gestion de projet, et de la part des différentes parties prenantes du projet.

gestion des risques en gestion de projet

Je vous conseille de mettre en place un logiciel de gestion de projet (voir cette liste de 17 logiciels de gestion de projet) pour structurer votre démarche et pouvoir fournir facilement un état des lieux

Voici quelques logiciels que je vous recommande :

 Monday.com :  Monday est un logiciel très visuel et très simple. Il permet de partager simplement des agendas, activités… entre les parties prenantes d’un projet. Il offre aussi des outils d’automatisation (si on reçoit un email de telle personne alors…).

Le prix est le suivant

  • Gratuit pour 2 utilisateurs => Essai sur ce lien.
  • 8 € / mois / utilisateur pour l’offre Basique (5 Go de stockage, tableaux illimités…) => Essai sur ce lien
  • 10 € / mois / utilisateurs pour l’offre Standard (calendrier, diagramme de GANTT, automatisation…)
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 17
– Wrike est un logiciel de gestion de projets complet, avec une gestion des tâches liées aux projets, avec la gestion des images, vidéos…Les tarifs sont les suivants :

  • Offre Freemium gratuite pour 1 personne (tâches, partage de fichiers, 2 Go de stockage…) => Essai gratuit sur ce lien
  • 9.80 € / mois pour le diagramme de GANTT, 5 Go de stockage…
  • 24.80 € / mois / utilisateur pour l’intégration Salesforce, des rapports avancés…
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 22
Les 6 étapes incontournables pour bien gérer un projet ! 23

– Asana : ce logiciel de gestion de projets en ligne est très complet, avec une gestion pointue des tâches, avec en particulier des Gantt… C’est un logiciel pour les entreprises plus structurées.

Tarifs :

  • Gratuit pour un usage personnel
  • 10.99 euros / utilisateur / mois pour la personnalisation des champs, des règles, des jalons, des équipes…
  • 24.99 euros / mois / utilisateur pour la gestion des objectifs, des ressources, les approbations…
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